Cómo planificar tu lista de tareas en tu calendario

Puede que no se considere el debate más importante de la historia. Pero cuando se trata de productividad, ha habido mucho debate sobre qué es más eficiente. Una lista de tareas pendientes o un calendario?

Para muchos, las listas de tareas pendientes son bastante valiosas. Pueden hacerte sentir más organizado, ayudarte con la planificación y brindar claridad. Pero por otro lado, son abrumadores y estresantes. ¿Otro problema? A menudo nos centraremos primero en la tarea más fácil, incluso si no es una prioridad.

Además, un calendario en realidad representa el tiempo. También puede cambiar su comportamiento y ayudarlo a alcanzar sus metas. Y con un calendario, puede convertir las tareas en cosas tangibles.

No es de extrañar entonces que Kevin Kruse entrevistó a más de 200 multimillonarios, empresarios, atletas olímpicos y estudiantes sobresalientes. productividad y gestión del tiempo; todos trabajaban y vivían según su calendario.

Entonces, con eso en mente, así es como puede planificar su lista de tareas en su calendario.

No llene su calendario; definir el valor de sus tareas.

«La mayoría de las listas de tareas que compilamos son una letanía de tareas tediosas», decir Art Markman, profesor de Psicología y Marketing de la Universidad de Texas en Austin. «Si llena su calendario con recordatorios de puntos de acción diarios, corre el riesgo de pasar todo su tiempo enfocándose en cosas específicas que necesita lograr». ‌

Pero, ¿no es ese el propósito mismo de una lista de tareas pendientes?

Especie de. «Lo sea o no, algunas de las cosas que debemos haber hecho en el trabajo es aburrida, fastidiosa o aburrida”, añade Markman. “Pero si te enfrentas todos los días con recordatorios de solo las partes menos agradables de su trabajo, probablemente terminará debilitando su motivación para ir a trabajar».

Markman resuelve este dilema de manera efectiva. Mire la imagen más grande primero. ÅAsí que haga su lista de cosas por hacer relacionada con sus objetivos principales. Cuando lo hagas, te sentirás más motivado.

¿Cómo puedes lograr esto? ‌Incluye una frase que explique por qué quieres beneficiarte de una actuación en tu lista de tareas pendientes. Saber por qué hay que hacer algo te motivará a completarlo.

Esta solución tiene otro aspecto que me gusta. Con él, puede identificar lo que no vale la pena. ‌Puede eliminar fácilmente una tarea si no puede determinar su valor.

Esto le permite crear una lista de tareas que es más clara, menos estresante y ‌más fácil‌ de escanear. Y debido a que tiene una lista más reducida, eso significa que no llenará su calendario con tareas sin importancia.

Crea una lista de tareas pendientes para cada día de la semana.

¿Todavía está abrumado por su lista de tareas pendientes, incluso después de eliminar sus artículos sin / de bajo valor y agradables de tener? ‌Luego, puede crear una lista de tareas pendientes para cada semana o día según una de las siguientes estrategias:

• El mio es. Leo Babauta de hábitos zen recomienda concentrarse en una a tres tareas diarias. Sus tareas más importantes (MIT) deben tener prioridad sobre cualquier otro trabajo hasta que se completen.
• 1-3-9. ‌Decide concentrarte en 13 tareas cada día al comienzo de la jornada laboral. ‌Entre las tareas de la lista hay una prioridad alta, tres son de prioridad intermedia y nueve tienen una prioridad baja. ‌Primero complete los temas de alta prioridad primero, seguidos de los temas de prioridad media y luego los temas de prioridad baja.
• metodo hiedra lee. ‌Cada noche, seleccione seis tareas en las que desea concentrarse al día siguiente, en orden de prioridad. SeksEstas seis tareas se trabajarán al día siguiente en prioridad orden hasta completar los seis.

Puede completar estos ejercicios al comienzo de cada semana o al comienzo de cada día, según el tamaño de sus tareas. ‌Cuando solo necesita realizar unas pocas tareas al día, probablemente sea suficiente hacerlo a diario. Sin embargo, se recomienda priorizar semanalmente cuando tengas principalmente varios días de tareas.

Empiece por tomárselo con calma.

No importa si usa MIT, 1-3-9 o el método Ivy Lee, haga algunas cosas simples en su lista de tareas pendientes. Y añádelos a tu calendario.

«Levantar la cama», «devolver la llamada telefónica de un cliente» u «organizar mi escritorio» son excelentes ejemplos. Incluso si solo se trata de hacer las cosas de rutina, nos ayuda a sentirnos súper productivos o a acelerar cuando posponer.

Idealmente, es posible que desee acumula estos hábitos. Por ejemplo, hacer la cama tan pronto como se despierte o hacer llamadas telefónicas después del almuerzo.

Descomponerlo.

El método que utilice para dividir sus proyectos en tareas estará determinado por el tipo de proyecto en el que esté trabajando. ‌Puedes dividir tus proyectos en tres categorías:

• Fases, como el desarrollo de software.
• Categorías como la planificación de una conferencia, la reserva de un lugar, la contratación de una empresa de catering y la creación de una agenda.
• Comparte, piensa en limpiar y organizar diferentes áreas de tu oficina.

Sin embargo, hay algunos proyectos entre estas categorías y muchos de ellos no son inequívocos. ‌Debido a esto, y en base a nuestra comprensión del proceso en sí, podemos abordar el desglose de un proyecto para satisfacer nuestras necesidades específicas.

Su proyecto consiste en identificar qué tareas deben realizarse, cómo son interdependientes y sus plazos. Una vez que tenga los tres, puede crear una división sólida.

Se específico.

No hay nada de malo en apuntar a las estrellas cuando se trata de goles. Sin embargo, podemos arruinar las partes prácticas de lograr nuestros objetivos generales cuando nos detenemos en lo que queremos de la vida.

Cada lista de tareas debe tener estas características para ayudarlo a alcanzar sus objetivos:

• Hay acciones físicas involucradas.
• Puedes acabar con ellos en una sola sesión.
• Solo el autor de una lista de tareas pendientes puede realizar estas tareas.

En el caso de proyectos generales que requieran mucho tiempo o la ayuda de otros, especifique los pasos específicos que debe seguir. ‌Por ejemplo, organice una limpieza de la playa en lugar de declarar «limpiar el océano».

Programe un tiempo de energía.

«Trato de tener al menos una hora de energía todos los días», señala el artículo de calendario anterior de Choncé Maddox. «Es un momento en que estoy en un estado de hiperenfoqueelimine las distracciones y ocúpese de mis tareas importantes del día «. Puede abordar de manera efectiva todos los elementos de su lista de tareas pendientes durante este tiempo.

No hay una duración fija para un powertime. Depende de usted cuánto tiempo es, ya sea literalmente una hora o tres. «Solo date cuenta de que cuanto más tiempo te das, más fácil se vuelve distraerte», aconseja.

«Cuanto más a menudo planifique un encendido, menos agitada parecerá su lista de tareas pendientes». «Por supuesto que está bien tener un día improductivo de vez en cuando». “Pero siga trabajando durante su horario laboral para estar al tanto de las cosas en general”, agrega Choncé.

Asigna suficiente tiempo para cada tarea.

Asegúrate de reservar suficiente tiempo para completar cada tarea en tu calendario. ¿La clave? Sé realmente honesto contigo mismo.

Programe sesenta minutos en su calendario si sabe que le tomará una hora completar una tarea. ‌En otras palabras, las tareas de una hora no se pueden agrupar en espacios de 15 minutos.

¿Qué sucede si no sabe cuánto tiempo le lleva completar una tarea? Cronometrarlo: vea cuánto tiempo le lleva completar el uso del software de seguimiento de tiempo. Por lo tanto, a medida que continúa planificando los elementos de su lista de tareas pendientes en su calendario, puede revisar los calendarios anteriores como referencia.

Aprovecha tus ritmos circadianos.

«La gente tiene un reloj interno bien definido que da forma a nuestros niveles de energía a lo largo del día: nuestro proceso circadiano, a menudo denominado ritmo circadiano porque tiende a ser muy regular, continúa Christopher Barnes HBR. “Si alguna vez ha tenido jet lag, sabe lo persistentes que pueden ser los ritmos circadianos”, enfatiza. «Este flujo y reflujo natural, y conectado, de nuestra capacidad de sentirnos despiertos o somnolientos tiene consecuencias importantes para» cada persona.

En pocas palabras, debemos tener en cuenta nuestros propios ritmos circadianos al planificar las tareas.

«Las tareas más importantes deben realizarse cuando las personas están en su punto máximo de vigilancia o cerca de él (dentro de una hora más o menos desde el mediodía hasta las 6 p. m.)», sugiere Barnes. «Las tareas menos importantes deben programarse para los momentos en que el estado de alerta es menor (muy temprano en la mañana, alrededor de las 3 p. m. y tarde en la noche)».

Agregue un poco de tiempo de almohada.

No puedo enfatizar esto lo suficiente. Permítete siempre 15 minutos «tiempo de almohada» entre los elementos de su calendario.

¿Por qué? Porque esto te da un margen de maniobra.

Te daré un ejemplo. Cuando trabajé desde casa hoy, me puse al día con la ropa mientras tomaba un descanso. Cuando fui a cambiar la carga de la secadora, me encontré con una lavadora vacía. Obviamente, no podía dejar mi ropa allí. Así que tuve que llamarlos tanto como fuera posible antes de moverlos a la secadora. Luego tuve que sacar el agua y solucionar el problema.

Después de un video rápido de YouTube, descubrí que era una solución rápida. Y por suerte conseguí que funcionara la lavadora. Pero todavía se comió una hora de mi día.

Debido a mi calendario flexible, pude atender esta emergencia sin afectar mis tareas programadas.

Recuerde respirar durante una crisis. Estoy seguro de que ya has completado un MIT. Y lo que no hayas alcanzado hoy, puedes apuntarte mañana.

Haz que tus metas sean visuales.

«Finalmente, lo que definitivamente resuelve el debate sobre el calendario frente a la lista de tareas en mi libro es el hecho de que su calendario puede ayudarlo. visualiza tus metas y prioridades mucho mejor”, afirma Choncé. Todos estamos ocupados y tenemos mucho en nuestros platos. Esto solo lo confirma tu larga lista de cosas por hacer.

«A menudo tendemos a desperdiciar mucho tiempo y energía tratando de hacer todo cuando solo tenemos que priorizar nuestras tareas y encajar lo que es importante en nuestro horario», agrega Choncé. «Por ejemplo, supongamos que tiene el objetivo de estar más saludable este año y priorizar el ejercicio».

Por ejemplo, la idea de agregar ejercicio a su lista de tareas pendientes puede parecer más una carga que una ayuda. «Pero parece más posible agregar 60 minutos de entrenamiento a tu calendario».

Es mucho más probable que logre sus objetivos de acondicionamiento físico si incluye el ejercicio en su rutina diaria.

Crédito de la foto: Anete Lusina; Pexels; ¡Gracias!

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