Como gerente, probablemente tenga un dedo en el pastel en muchos sectores diferentes de su negocio, ya sea monitoreando a los empleados o liderando proyectos específicos. Debido a la cantidad de tiempo que tiene para dedicar a tantas actividades diferentes, puede perder tiempo saltando de un proyecto a otro. Pero hay formas en que puede optimizar su flujo de trabajo sin correr el riesgo de agotarse y aun así hacer la misma cantidad de trabajo, si no más, con el tiempo restante.
Uno de los primeros pasos puede ser aprender a delegar o automatizar procesos que no requieran tu supervisión directa. por debajo de ocho Consejo de Emprendimiento Joven los miembros comparten estos consejos y más para brindarle algunas horas de su tiempo cada semana.
Los miembros del Consejo de Jóvenes Empresarios comparten consejos para ahorrar tiempo durante la semana.
Fotos cedidas por los miembros individuales.
1. Eliminar primero los pasos innecesarios
Deje de automatizar malos flujos de trabajo o procesos. Optimícelos realmente mapeándolos y eliminando pasos innecesarios. Haz esto con tu equipo para obtener diferentes perspectivas para que no te pierdas nada. Una vez que realmente haya optimizado el proceso y se haya asegurado de lograr el resultado deseado, automatícelo. Esto le ahorrará exponencialmente más horas cada semana, mes y año en comparación con simplemente automatizar el mismo proceso anterior. – Karlo Tanjuakio, kuré
2. Adopte la comunicación asíncrona
Mi consejo es siempre utilizar la comunicación asíncrona. Caminar de forma asincrónica es un estilo de vida en sí mismo. Enseña a sus equipos a predecir más rápido y comunicarse mejor, plantear y plantear problemas y aprender habilidades para resolver problemas en lugar de recibir respuestas específicas a las preguntas. También libera tu energía y previene la «fatiga de decisión» después de tantas reuniones en un día. Además, brinda flexibilidad a lo largo del día para que pueda concentrarse cuando se sienta más creativo y tomarse el tiempo para responder a fondo según sea necesario. – Mario Peshev, DevriX
Aprenda a delegar y establezca expectativas claras
Los profesionales ocupados necesitan delegar más y tener confianza en la capacidad de su equipo para realizar tareas y proyectos. Al aprender a establecer expectativas claras sobre cuál es el resultado deseado de una tarea y luego asegurarse de que su equipo tenga las herramientas adecuadas para realizar esas tareas, se quitará la presión de completar y monitorear ciertas responsabilidades comerciales. Pero con demasiada frecuencia, las tareas se asignarán con expectativas poco claras o habrá confusión sobre cuál es el objetivo final. Para evitar esto, asegúrese de señalar la razón por la que se está haciendo algo y dé instrucciones claras sobre cuál es el resultado deseado. – Brian David Crane, Difundir buenas ideas
4. Trabaja en una tarea a la vez
Descubrí que al eliminar la multitarea de mi día, optimicé mi flujo de trabajo y ahorré algunas horas cada semana. La multitarea suena fantástico en teoría. ¿Quién no querría realizar múltiples tareas a la vez? La cuestión es que la multitarea significa que te llevará más tiempo completar una tarea. También vale la pena mencionar que las personas que realizan múltiples tareas no suelen producir un trabajo de la misma calidad que alguien que trabaja en una tarea a la vez. Le recomiendo que ajuste su horario para que solo trabaje en una tarea en un momento dado durante el día. Descubrirá que es mucho más fácil y rápido completar su lista de tareas si no intenta hacer malabarismos con varias otras cosas a la vez. – Chris Christoff, MonsterInsights
5. Bloquea tu horario
Mi mayor truco para mantenerme al día y asegurarme de encontrar tiempo para todo lo que es importante para mí durante la semana es dividir mi calendario en bloques. Establezco tiempos en mi calendario diario para «trabajo», «familia», «ejercicio» y «limpieza». Estos bloques limitan la cantidad de horas que trabajo y aseguran que priorizo más que solo el trabajo. Me obliga a estar más concentrado durante los bloques de trabajo para asegurarme de que uso mi tiempo sabiamente y hago todo lo que necesito. ¡Estos bloqueos también me permiten establecer mejores límites y, en general, me hacen sentir más equilibrado y mucho más feliz! – zane stevens, Protea Financiera
6. Automatiza tareas sencillas
La automatización de tareas simples puede liberar tiempo para cosas más importantes, y la planificación puede ayudarlo a administrar mejor su tiempo. Automatice las tareas que toman tiempo pero que no necesariamente requieren toda su atención. Estas pueden ser tareas como realizar pagos, asignar proyectos o planificar publicaciones en las redes sociales con anticipación. Hoy en día, existen más herramientas de las que puedas imaginar solo para esto. Como estamos en el campo del marketing digital, mi equipo y yo siempre preparamos y planificamos estos temas con hasta seis meses de anticipación, especialmente para los sitios web de los clientes y la administración de redes sociales. De esa manera, nadie pierde tiempo ejecutando estas tareas. – tonika bruce, Liderar bien, Inc.
7. Realizar revisiones de calendario
La forma más sencilla de optimizar el flujo de trabajo es hacer revisiones periódicas del calendario. Siéntese con algunas semanas de diferencia y mire su calendario. Agrupa todas las tareas en las que te dan energía y las que te quitan la energía. Luego encuentre formas de delegar las tareas que no le hagan sentir con energía. El objetivo de tener un flujo de trabajo óptimo es operar en su «zona de genio». Esto significa que todo en lo que trabajes debe ser algo que signifique algo para ti en lo que seas bueno y que te dé energía. Pasar de la zona de competencia a la zona de genio requiere auditorías de calendario periódicas y un nivel adecuado de autoconciencia. Esto nos ha ayudado a mí y a mi equipo en Fractal. Al observar a dónde se fue nuestro tiempo y cómo nos sentimos cuando completamos cada tarea, pudimos recuperar algunas horas cada semana. – brent liang, fractales
8. Comprender cómo trabajar mejor
Puede optimizar su flujo de trabajo eliminando primero las tareas más fáciles y luego abordando las más grandes más adelante. Por lo general, escucha el consejo opuesto, pero realmente solo depende de qué tipo de trabajador sea. Algunas personas trabajan mejor eliminando las tareas livianas para que puedan concentrar el resto de su energía en el proyecto más grande. Una vez que haya descubierto lo que funciona para usted, puede terminar sus tareas de la manera que más le convenga. – stephanie pozos, Formidable ex
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